SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENDIDIKAN KEPAMONGPRAJAAN

Saat ini informasi sudah menjadi kebutuhan mutlak bagi kehidupan manusia khususnya dalam pendidikan kepamongprajaan. Sebagai kader pamong yang memerlukan informasi bagi pengendalian terhadap kegiatan-kegiatannya, baik pengendalian sebelum kegiatan dilaksanakan (perencanaan ) maupun pengendalian setelah kegiatan ( kontrol ).

Akan tetapi seringkali data dan informasi yang tersedia tidak selalu mempunyai nilai dan kualitas yang baik, untuk itu perlu pembentukan sistem informasi yang sistematis, dari proses pengumpulan informasi, pengklasifikasian informasi, pengolahan dan pengelolaan informasi, penginterprestasian informasi, penyampaian informasi, dan pemanfaatan informasi secara tepat.

Untuk mendapatkan manfaat optimal dari sistem informasi yang baik diperlukan Sistem Informasi Manajemen. Dengan bantuan Sistem Informasi Manajemen, informasi dapat disajikan sedemikian rupa sehingga mampu membantu pada manajemen dalam proses pengambilan keputusan dan tindakan secara efektif dan efisien. Jadi Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi dan aktivitas yang diperlukan pada sebuah organisasi, juga memberikan dukungan informasi dan pengolahannya untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannya.

Sistem Informasi Manajemen banyak memberikan dukungan bagi kader pamong terutama Praja IPDN, fungsi manajemen antara lain :

1. Memperlancar proses pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat sehingga Lulusan IPDN dapat memecahkan masalah yang dihadapi di daerah nantinya melalui pemilihan satu di antara alternatif-alternatif yang dimungkinkan.

2. Membebaskan Praja IPDN yang nantinya sebagai calon pemimpin yang terjebak pada sebagian kegiatan rutin

3. Meningkatkan kerjasama dan koordinasi antar unit operasional serta meningkatkan arus informasi ke seluruh unit operasional

4. Meningkatkakan efektivitas dan efisiensi pemakaian sumber daya serta kemampuan bersaing

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalalm pola Pengambilan Keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional ( pelaksana teknis ) maupun pimpinan terutama Praja IPDN yang nantinya sebagai calon kader pemimpin masa depan, Praja IPDN dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengan bilan keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah memebawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu sehingg menuntu Praja IPDN untuk mencari informasi secara luas sehingga dapat menjalankan berbagai aktivitas dengan baik.

Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu Praja IPDN yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik.

Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan. Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung untuk tingkatan tertentu saja.

Sebagai calon Kader pemimpin masa depan, Praja IPDN diharapkan mampu mempelajari Sistem Informasi Manajemen. SIM mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada organisasi tersebut. Sekarang ini, penerapan SIM dalam suatu organisasi pasti akan melibatkan penggunaan komputer untuk membantu mengolah data yang ada untuk menjadi informasi yang dibutuhkan.

Informasi yang tepat, cepat dan akurat akan menjadikan suatu organisasi menjadi berkembang dengan pesat. Praja IPDN harus mampu mencuri hati masyarakat agar memperoleh informasi yang akurat sehingga proses pengambilan keputusan tidak merugikan masyarakat banyak. Semakin besar suatu organisasi maka semakin komplekslah pengelolaan sistem informasi, karena data yang diolah menjadi semakin banyak dan bervariasi. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu Para kader pemerintahan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Informasi merupakan kebutuhan utama manajemen dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi yang dikumpulkan kepadanya. Tidak disangkal lagi bahwa keberhasilan manajemen sangat dipengaruhi dan bergantung pada ketepatan informasi yang disajikan dalam bentuk laporan, dimana laporan tersebut harus memberi manfaat seoptimal mungkin dan tidak menyesatkan bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Manajemen membutuhkan banyak informasi agar dapat bekerja secara efisien dan efektif. Informasi yang banyak tersebut tidak mungkin seluruhnya dapat ditampung oleh manajemen. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelola suatu perusahaan/organisasi. Dengan adanya sistem informasi yang baik diharapkan tidak adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan/organisasi. Selain itu suatu sistem yang baik juga akan mendorong produktivitas yang tinggi dan memberikan kontribusi atas tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu jelas kiranya bahwa harus ada suatu hubungan erat antara sistem informasi dengan prosedur yang ada.

Tidak semua informasi di dalam suatu organisasi dapat dimasukkan secara lengkap kedalam sebuah sistem yang otomatis. Akhir-akhir ini lulusan daripada IPDN yang menciptakan Kader Pamong gagal dalam membangun Sistem Informasi Manajemen, disebabkan karena :

1. Kurangnya Organisasi yang wajar

2. Kurangnya perencanaan yang memadai

3. Kurangnya personil yang handal

4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para Lulusan IPDN dalam merancang sistem, mengendalikan upaya mengembangkan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi, dan menilai aktivitas organisasi.

Sistem informasi manajemen sangat penting sekali untuk pengambilan keputusan.Dalam mengambil keputusan Praja IPDN harus mempertimbangkan dan meramalkan apa yang akan terjadi di masa depan. Mereka juga harus dapat menerima aspirasi masyarakat sehingga informasi yang diterima sesuai dengan kemauan dan keinginan masyarakat

Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.

1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas. Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama di tingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada situasi yang tidak terstruktur.

Contoh:

Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah mendorong upaya beberapa pihak yang tidak bertanggungjawab untuk melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.

Informasi yang dihasilkan dari berbagai sumber harus di analisis dan mengetahui kebutuhan kebutuhan informasi yang disajikan, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat manajemen dan tipe keputusan yang akan diambil.

Beberapa Kegunaan Sistem Informasi Manajemen bagi praja adalah :

1. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Praja IPDN dapat menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

2. Praja IPDN dapat mengembangkan perencanaan yang efektif yang nantinya akan berguna saat bekerja di daerahnya masing-masing sehingga perencanaan yang dibuat sesuai dengan kondisi yang ada.

3. Praja IPDN dapat mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi manajemen.

4. Praja IPDN dapat mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari perencanaan yang telah dibuat.

5. Praja IPDN dapat memperbaiki produktivitas dalam pengembangan pemeliharaan daerah.

6. Praja IPDN dapat menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

7. Lulusan IPDN dapat menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

8. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing

b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup.

Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

9. Kader Pemerintahan menggunakan sistem informasi manajemen untuk pengendalian operasional. Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

a. Proses transaksi

b. Proses laporan

c. Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :

a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.

b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi.

10. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :

a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan

b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :

a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang

c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

e. Prospek bagi industri di daerah lain.

f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

g. Peluang bagi karya usaha baru.

h. Alternatif strategi

i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.

Sistem Informasi manajemen mengacu pada penggunaan teknologi informasi oleh pemerintahan, seperti menggunakan intranet dan internet, yang mempunyai kemampuan menghubungkan keperluan penduduk, bisnis, dan kegiatan lainnya. Dengan adanya Sistem Informasi manajemen Praja IPDN dapat memperoleh :

1. Peningkatan hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis, dan masyarakat umum. Adanya keterbukaan (transparansi) maka diharapkan hubungan antara berbagai pihak menjadi lebih baik. Keterbukaan ini menghilangkan saling curiga dan kekesalan dari semua pihak.
2. Pemberdayaan masyarakat melalui informasi yang mudah diperoleh. Dengan adanya informasi yang mencukupi, masyarakat akan belajar untuk dapat menentukan pilihannya. Sebagai contoh, data-data tentang sekolah: jumlah kelas, daya tampung murid, passing grade, dan sebagainya, dapat ditampilkan secara online dan digunakan oleh orang tua untuk memilihkan sekolah yang pas untuk anaknya.
3. Pelaksanaan pemerintahan yang lebih efisien. Sebagai contoh, koordinasi pemerintahan dapat dilakukan melalui e-mail atau bahkan video conference. Bagi Indonesia yang luas areanya sangat besar, hal ini sangat membantu. Tanya jawab, koordinasi, diskusi antara pimpinan daerah dapat dilakukan tanpa kesemuanya harus berada pada lokasi fisik yang sama. Tidak lagi semua harus terbang ke Jakarta untuk pertemuan yang hanya berlangsung satu atau dua jam saja.

Tuntutan masyarakat akan pemerintahan yang baik sudah sangat mendesak untuk dilaksanakan oleh aparatur pemerintah. Salah satu solusi yang diperlukan adalah keterpaduan sistem penyelenggaraan pemerintah melalui jaringan sistem informasi on- line antar instansi pemerintah baik pusat dan daerah untuk mengakses seluruh data dan informasi terutama yang berhubungan dengan pelayanan publik. Dalam sektor pemerintah, perubahan lingkungan strategis dan kemajuan teknologi mendorong aparatur pemerintah untuk mengantisipasi paradigma baru dengan upaya peningkatan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pemerintah yang baik (good govermance). Hal terpenting yang harus dicermati adalah sektor pemerintah merupakan pendorong serta fasilitator dalam keberhasilan berbagai kegiatan pembangunan, oleh karena itu keberhasilan pembangunan harus didukung oleh kecepatan arus data dan informasi antar instansi agar terjadi keterpaduan sistem antara pemerintah dengan pihak penggunan lainnya.

MANFAAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAGI PAMONG PRAJA IPDN

Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing

b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup.

Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

Pelaksanaan tugas pokok pimpinan itu akan berhasil baik apabila didukung oleh sistem informasi yang baik. Pengambilan keputusan yang logis misalnya itu membutuhkan pemahaman tentang masalah dan pengetahuan mengenai pemecahannya. Informasi yang lebih tepat menghasilkan keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu Sistem Informasi manajemen itu sangatlah penting bagi Praja IPDN. Agar analisi kebijakan dan keputusan dapat memberikan alternatif-alternatif yang sebaik-baiknya, diperlukan informasi yang lengkap. Benar, cukup dan up-to-date. Karena informasi itu merupakan hasil pengolahan data. Setelah data diolah menjadi informasi, maka informasi haruslah setiap saat dibutuhkan oleh pimpinan dapat disampaikan.

Bantuan Sistem Informasi Manajemen untuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi dapat diurakan dengan tiga tahapan proses pembuatan keputusan, yaitu pemahaman, perancangan dan pemilihan. Pada tahap pemahaman Praja Dituntut untuk memproses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data, baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara-cara khusus. Pada Tahap perancangan Praja dituntut untuk membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif yang memungkinkan.Pada tahap pemilihan, Praja dituntut untuk menyajikan hasil-hasil perancangan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan.

Dalam pengambilan keputusan ada tiga unsur yang penting , yaitu : data, model, dan pengambil keputusan itu sendiri. Oleh karena itu suatu pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik.

Keputusan yang diambil oleh seorang leader, dapat dikerjakan sendiri atau bersama stafnya, tergantung besar kecilnya masalah dan gaya kepemimpinan yang dianut pimpinan. Yang jelas ialah bahwa pengambilan keputusan tidak bisa dilakukan dengan sembarangan, tanpa didukung informasi yang akurat.

Proses Manajemen

Masyarakat ( publik ) memberikan informasi-informasi kepada lembaga legislatif, eksekutif, dan yudikatif sebagai lembaga negara. Ketiga lembaga tersebut adalah sebagai aktor yang memproses hasil dari informasi tersebut dan infrastruktur sebagai aksi untuk proses input yang telah masuk tadi ( informasi ).selanjutnya informasi tersebut diproses dan dihasilkan sebuah produk layanan sebagai output atau hasil dari informasi yang telah diberikan masyarakat, dalam hal ini bagaimana sikap masyarakat dalam terhadap produk layanan yang telah dikeluarkan, apakah publik/ masyarakat puas terhadap hasil yang telah dikeluarkan atau tidak.selanjutnya kepuasan publik tersebut akan dirasakan oleh masyarakat. Apabila masyarakat tidak puas maka lembaga pemerintah akan mengoreksi produk layanan yang telah dikeluarkan tersebut. Apabila masyarakat puas, maka akan bertambah pula informasi yang masuk sehingga produk layanan pun akan terus berlangsung.

Dari proses manajemen di atas Praja IPDN sebagai kader pemerintahan dituntut untuk dapat Merencanakan, mengorganisasikan, menggiatakan dan mengawasi yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan informasi yang diberikan oleh masyarakat. Sesuai dengan proses manajemen Praja IPDN juga harus dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu :

1. Fungsi Perencanaan

Perencanaan merupakan proses kegiatan yang mencakup kegiatan : penetapan tujuan dan standar, penentuan aturan dan prosedur, pembuatan rencana dan estimasi kejadian di masa mendatang.

2. Fungsi Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian meliputi : pemberian deskripsi masing-masing tingkatan manajemenn pembentukan bagian-bagian, pendelegasian wewenang, penetapan jalur wewenang dan komunikasi serta koordinasi pekerjaan secara keseluruhan.

3. Fungsi Penyusunan

Fungsi penentuan meliputi : Penentuan jenis orang apa yang harus dipekerjakan, memilih pegawai, menentukan standar kerja, menilai hasil kerja, melatih dan mengembangkan karyawan.

4. Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan meliputi Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan untuk mengetahui hasil-hasil kerja yang sesungguhnya.

Sesuai dengan fungsi manajemen diatas, Praja IPDN sebagai calon kader pemimpin masa depan harus mencakup fungsi-fungsi manajemen yang fundamental, serta bentuk tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran yang diinginkan melalui usaha kelompok yang terdiri dari tindakan-tindakan mendayagunakan bakat-bakat manusia dan sumber-sumber daya.

Dalam mengelola organisasi sistem informasi manajemen memiliki menuntut Praja IPDN untuk :

1. Semua organisasi didirikan dengan tujuan tertentu dan untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagai Calon pemimpin masa depan, kader pemerintahan harus dapat menetapkan tujuan jangka panjang ( visi ) yang ingin dicapai sesuai dengan informasi dan aspirasi masyarakat. Visi tersebut kemudian dipecah-pecah menjadi sasaran dan tujuan jangka menengah yang berkurun waktu 3 sampai 5 tahun dan akhirnya menjadi sasaran-sasaran kerja tahunan yang berlaku untuk seluruh bagian dari organisasi itu. Rencana dan sasaran diturunkan dari atas kebawah dari satu tingkat ke tingkat lain dan bawahan hanya menerima perintah tentang apa yang dibebankan kepada mereka.

2. Sistem Manajemen Informasi menekankan elemen dialog dalam proses mengalihkan rencana dan sasaran dari satu tingkat ke tingkatan lain dalam organisasi itu. Pemimpin harus membawa tujuan dan sasaran serta tolak ukur keberhasilan untuk bawahannya.

3. Atasan dan bawahan akan melakukan penilaian secara berkala atas kemajuan yang ingin dicapai, tetapi pada akhir periode yang disetujui bawahan akan dinilai berdasarkan hasil-hasil yang ia telah capai. Dalam proses penilaian tersebut atasan dan bawahan dapat bersama-sama mengevaluasi apa yang telah dicapai dengan sangat sukses dan mana yang tidak. Pada saat membicarakan penyebab kegagalan, bawahan dapat meminta bantuan kepada atasan untuk mengatasi kesulitannya, baik berupa peningkatan kemampuan maupun aspek lain, misalnya wewenang untuk bertindak.

4. Atasan juga akan mencatat dalam hal apa saja bawahannya sangat unggul, dan dalam hal apa ia masih harus meningkatakan diri, dan kemana saja ia dapat didorong untuk maju.

5. Sebagai hasil dari seluruh proses penilaian, bawahan yang sukses mencapai standar prestasi atau lebih tinggi lagi mungkin diberi penghargaan berupa kenaikan gaji atas dasar prestasi atau bahkan promosi, atau ia mungkin diberi peringatan, diberi latihan dan bimbingan atau mungkin disuruh mengundurkan diri. Apapun yang terjadi kepadanya, keputusan akan didasarkan pada hasil usahanya dalam mencapai tujuan dan sasaran.

KESIMPULAN MANFAAT DARI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BAGI PENDIDIKAN KEPAMONGPRAJAAN

Sejalan dengan perkembangan dunia teknologi informasi dan telekomunikasi yang semakin canggih di era globalisasi ini, dibutuhkan kemampuan manajemen yang kuat dan berperspektif luas dalam menjalankan roda pemerintahan. Untuk melakukan hal tersebut dibutuhkan bukan hanya modal dan prasarana yang mendukung operasi usaha, tapi juga dibutuhkan personil-personil pendukung yang handal dalam menunjang kebijak-kebijakan yang diterapkan oleh para pemimpin pemerintahan.

Seperti sudah diketahui, sangatlah tidak mudah dalam memilih orang yang tepat untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi terutama pejabat pemerintahan dalam masa transisi semacam sekarang ini, apalagi untuk menangani posisi yang sangat strategis bagi organisasi. Dimana untuk melakukan hal tersebut diperlukan rekaman analisa informasi dari data yang dimiliki orang tersebut sejak masuk organisasi, sampai dengan merencanakan pendidikan serta kesempatan/tantangan apa yang perlu diberikan kepada personil bila ia ingin diproyeksikan pada jabatan tertentu.

Disamping itu diperlukan juga sistem kesejahteraan yang optimal, sesuai dengan prestasi yang dicapai, agar orang-orang yang berprestasi dapat tetap dipertahankan kemampuan dan keberadaannya di suatu organisasi, dan juga meningkatkan kemampuan personil dengan menentukan pendidikan apa yang dibutuhkannya.

Apalagi pada sebuah organisasi pemerintahan yang mempekerjakan suatu jumlah tenaga kerja yang relatif besar, terdiri dari banyak eselon , jenjang jabatan yang bertingkat-tingkat, apalagi termasuk dalam satu departemen yang sedemikian besar, yang mana mutasi dari satu unit organisasi ke unit organisasi dalam satu kelompok adalah suatu hal yang memungkinkan dan diperlukan.

Banyak sekali aspek yang tercakup dalam hal ketenaga kerjaan yang harus diperhatikan, dimulai dari saat pegawai itu diterima, jenjang karier, pendidikan, mutasi, kesejahteraan, prestasi bahkan sampai dengan masa setelah selesai masa kerja (pensiun). Hal inilah yang menjadikan alasan mengapa diperlukan suatu sistem kepegawaian yang baik, yang mana dapat menunjang sistem-sistem lainnya yang ada pada departemen tersebut, dalam menentukan keberhasilannya berkompetisi dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat di era globalisasi ini.

Dengan adanya sistem informasi manajemen dalam pengambilan keputusan Praja IPDN dituntut mampu mangambil suatu tindakan yang tepat dan profesional mengenai hal hal yang patut kita lakukan sebagai praja karena kita di lembaga ini memiliki banyak kegiatan dengan waktu yang singkat, maka kita dituntut untuk dapat memilih atau menentukan kegiatan apa yang berdampak positif bagi pengembangan ilmu dan watak seoraqng praja.

Ketika kita telah lulus sebagai purna praja, maka ditempat kita bertugas kita dianggap sebagai pegawai yang memiliki kapasitas dan kompetensi yang tinggi oleh pegawai dan atasan kita. Oleh karena itu, kita sebagai panutan maka harus menunjukkan sikap-sikap yang tegas dan berwibawa serta cepat dan tepat dalam mengambil keputusan. Ketika kita salah dalam pengambilan keputusan maka hal tersebut akan membuat harga diri dan lembaga IPDN akan menjadi kurang baik. Ketika kita nanti menduduki posisi strategis di daerah maka keputusan kita akan sangat menentukan bagaimana arah dari bidang yang kita pimpin. Sebagai pimpinan kita dituntut untuk dapat merumuskan kebijakan sesuai dengan keinginan dari masyarakat atau pun sesuai dengan aturan yang berlaku. Ketika kita telah berhasil merumuskan kebijakan tersebut maka kita harus segera mengimplementasikannya menjadi suatu keputusan. Dalam menjaring aspirasi dari masyarakat sebagai pamong praja kita perlu untuk dekat dengan masyarakat yang kita pimpin, kita perlu mengartikulasikan setiap keinginan masyarakat yang berbeda-beda. Penjaringan aspirasi dari masyarakat merupakan salah satu sumber informasi bagi proses perumusan kebijakan yang akan kita ambil. Kebijakan yang baik adalah kebijakan yang dapat mewakili semua keinginan masyarakat yang berbeda-beda. Penjaringan informasi dengan turun langsung ke tengah-tengah masyarakat juga memiliki kekurangan yaitu terbatasnya waktu kita untuk melakukannya. Alternatif lain yang dapat dilakukan yaitu membentuk suatu sistem informasi yang berbasis teknologi seperti dengan pemanfaatan teknologi internet. Misalnya kita melakukan polling kepada masyarakat mengenai kebijakan apa yang seharusnya diambil oleh pemerintah. Sistem polling atau survei masyarakat ini merupakan salah satu bentuk dari berkembangnya tingkat partisipasi masyarakat. Namun sistem informasi yang berbasisi teknologi ini hanya dapat diterapkan kepada masyarakat yang tingkat pendidikan atau pengetahuan tentang teknologi internet cukup tinggi. Jadi, intinya apapun jenis penjaringan informasi dari masyarakat haruslah sesuai dengan keadaan masyarakat tersebut. Untuk masyarakat yang tingkat pendidikannya belum memenuhi standar maka metode-metode konvensional cocok untuk diterapkan dan untuk masyarakat yangtelah memiliki tingakt pengetahuan teknologi yang cukup tinggi maka penggunaan sistem informasi berbasis teknologi lebih efektif dan efisien untuk dilakukan.